home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Heaven / Business Heaven.iso / other / vrs / vrs02.hlp < prev    next >
Text File  |  1990-09-05  |  4KB  |  108 lines
  1.  OVERVIEW
  2.  
  3.    The Maintentance/Accessories/Miscellaneous Log is used to track ex-
  4.    penses that are not specifically tracked by other logs.  Payments
  5.    are included in the Cost Per Mile report and can be entered out of
  6.    sequence.
  7.  
  8.  
  9.  ADD
  10.  
  11.    Press the A key to add a record. Enter the date, odometer or hours,
  12.    description, amount, paid code, maintenance code, loan code, and
  13.    vendor and comments (if used).  The screen will shift to show the
  14.    other fields. Records are indexed (sorted) by the date field. You
  15.    can enter records in any order.
  16.  
  17.    Valid paid and maintenance codes are the letters A-O or a blank
  18.    (SPACE). If you are using the Tax field, the Total amount will be
  19.    calculated for you.
  20.  
  21.    There is another field, in addition to the Comments field,  that
  22.    can be used for tracking the vendor, part numbers or anything else
  23.    that you may want to track. In the Example Vehicle, we have opted
  24.    to use it for part numbers. Vendor names are put in the description
  25.    field with a maintenance code of O. That way a list of all vendors
  26.    can be created by selecting just the O maintenance code.
  27.  
  28.    NOTE: You can choose to log tax payments separately or to include
  29.          them in the amount field by selecting either Y or N in the
  30.          TAX heading in the Set Defaults program. The description
  31.          field will be 35 characters long if you do not use the TAX
  32.          field and it will be 25 characters long if you do use it.
  33.  
  34.          *  You can press PgDn to add a record when you are at the   *
  35.          *  Loan field even though PgDn does not show on the screen  *
  36.          *  provided that you do not see the cursor.                 *
  37.  
  38.  
  39.  CHANGE
  40.  
  41.    Use this option to make corrections or to add items that were not
  42.    included when the record was added. Position to the field you want
  43.    to change, press Enter and make the change.
  44.  
  45.  
  46.  DELETE
  47.  
  48.    Use this to remove a record. Deleted records will not be included
  49.    in reports. You can not recall (undelete) a record that has been
  50.    deleted. Deleted records are 'hidden' but remain in the file until
  51.    it is reindexed. You should not need to delete records unless you
  52.    added them to the wrong vehicle.
  53.  
  54.  
  55.  REPORTS
  56.  
  57.    Maint/Access/Misc Log reports can be created for any time period.
  58.    You can include or exclude comments (and Vendor) and also double-
  59.    space between records having different dates.
  60.  
  61.    Any blank or unmatched codes will total in the UNMATCHED category.
  62.    (If you are only using codes A and B and accidentally enter a
  63.    record with a paid code of C through O, then that record will be
  64.    totaled into the UNMATCHED category).
  65.  
  66.    If you are not selecting all codes, then only blank codes will be
  67.    totaled into the UNMATCHED categories. Selecting only certain codes
  68.    is useful mainly in getting a listing of records with just those
  69.    certain codes. For example, if paid code A = Cash and maint code G
  70.    = Parts, then you can list just the parts that were paid for by
  71.    cash by selecting just A and G.
  72.  
  73.    The default values assume that you want to list all payments, all
  74.    Paid Codes and all Maintenance Codes for the selected vehicle. If
  75.    you want a report that shows only Paid Code A, then blank out
  76.    (enter a Space) all other paid codes. The FROM and TO dates default
  77.    to the first and last payment dates.
  78.  
  79.    NOTE: Ctrl-End takes you to the last entry, Ctrl-Home takes you to
  80.          the first.
  81.  
  82.    Printing to a file will place this report into a file named MNT.TXT
  83.    which will be created in the Program Directory (VRS90). This option
  84.    will allow you to import this report into a word processing or a
  85.    spreadsheet program if those programs support ASCII files.
  86.  
  87.    EXAMPLE: You want to create a report showing all payments for 1989.
  88.             To do this, change FROM to 01/01/1989 & TO to 12/31/1989.
  89.             Press the PgDn key.
  90.  
  91.  
  92.  TOTAL
  93.  
  94.    Pressing the T key gives you an accumulative total for payments.
  95.  
  96.  
  97.  FORM
  98.  
  99.    Press the F key to print a 1 page log form.  You can keep this form
  100.    in your vehicle and then, periodically, transfer the information to
  101.    the Maint/Access/Misc Log. Enter the Vendor and Comments on the
  102.    bottom of the line.
  103.  
  104.   * * * * * * * * * * * * * * * * END * * * * * * * * * * * * * * * *
  105.  Vendor and Comments on the
  106.    bottom of the line.
  107.  
  108.   * * * * * * * * * * * *